RECRUTEMENT

Assistant administratif H/F

Au cœur d’une métropole dynamique et chaleureuse, l’Ensait, offre un environnement propice à l’épanouissement de ses personnels et étudiants. Elle forme chaque année près de 400 ingénieurs destinés à être les acteurs majeurs des textiles de demain : secteur des textiles techniques, des matériaux avancés, de la distribution, de la mode et du luxe. Les compétences des équipes pédagogiques et le niveau d’excellence du laboratoire de recherche Gemtex assurent aux étudiants de l’Ensait une qualité de formation reconnue par l’ensemble des entreprises et structures dans lesquelles s’épanouissent les diplômés. Son budget global est de 10 M€.

L’Ensait compte 37 enseignants et enseignants chercheurs, 50 doctorants, 53 personnels administratifs et techniques et 55 chargés d’enseignement vacataires et recherche, des acteurs impliqués et audacieux. Vous vous reconnaissez dans les valeurs d’innovation, de citoyenneté, de partage et d’accompagnement ?

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Caractéristiques du contrat :

Le Poste est ouvert aux fonctionnaires et aux agents non titulaires (CDD d’un an renouvelable)
Date de vacance du poste : Janvier 2023
Rémunération selon expérience professionnelle

Missions principales du poste :

  • Gestion administrative du Mastère spécialisé « Manager de l’innovation et du développement de produits dans la mode »
  • Gestion des stages 1ère et 2ème année
  • Gestion de Bons de Commande et Ordres de mission

Activités principales :

Gestion administrative du Mastère spécialisé (MS) « Manager de l’innovation et du développement de produits dans la mode »

  • Élaboration et suivi du planning sur le logiciel Aurion (horaires, matières, intervenants) : échanger avec les référents pédagogiques de l’Institut Français de mode, de l’ENSAIT et du partenaire pédagogique (IAE). Contacter les intervenants choisis par les référents pédagogiques et décider avec eux du moment de leur cours. Mettre chaque cours dans Aurion et transmettre le planning final aux référents pédagogiques, aux intervenants, aux étudiants et au webmaster.
  • Organisation des jurys de sélection (convocations, ordre de passage, PV) et du jury de diplomation (convocations, tableau de jury, PV) – Accueil administratif de la promotion et réponse aux questions administratives des candidats (mails, téléphone) et rencontre de certains étudiants – Mise en application des procédures dans le respect des normes QUALIOPI
  • Gestion des contacts avec divers organismes (les OPCA, OPCO, CGE, Pôle Emploi) et avec les entreprises
  • Suivi des dossiers des vacataires avec le service des ressources humaines
  • Gestion des contacts avec les intervenants et les entreprises, vérification des documents d’inscription : convention de formation, Cerfa, attestation de responsabilité civile
  • Organisation administrative des temps forts de la formation (rentrée, journées thématiques, visites, etc.)
  • Réponses à des enquêtes
  • Gestion des présences et des absences avec l’étudiant délégué de promotion sur liste imprimée d’Aurion et transmettre les données au service financier
  • Accueil des ingénieurs textiles en projet qui viennent signer leur attestation de présence
  • Mise à jour du calendrier de l’année et des contacts des intervenants – Archivage des documents importants, tels que la convention ou la liste des étudiants
  • Information des étudiants en cas de report de cours ou de retard de l’intervenant
  • Suivi des conventions IFM -ENSAIT et IAE-ENSAIT

Gestion des stages 1ère et 2ème année

Assister administrativement les responsables pédagogiques en charge des dossiers dans l’organisation des stages

  • Actualiser la base de données des relations écoles/entreprises sur Aurion
  • Contacter les entreprises et centraliser les offres de stages
  • Communiquer les offres de stages aux élèves ingénieurs
  • Participer à la communication en début de semestre auprès des élèves afin d’expliquer les modalités de déroulement des stages. A cette fin, assurer la diffusion du cahier des charges des stages et en communiquer les informations nécessaires à son utilisation
  • Organiser les commissions de validation des sujets de stage (programmation – composition des commissions- convocations) 
  • Centraliser puis transmettre des grilles d’évaluation au secrétariat en charge de la scolarité des élèves
  • Recenser la répartition des heures de tutorat stage effectuée par les enseignants et intégrer les heures réalisées dans Aurion après validation par les responsables pédagogiques des stages
  • Enregistrer les stages dans le supplément au diplôme
  • Gérer la gratification des stagiaires du Gemtex
  • Coordonner la CVthèque des stagiaires avec le service de la communication

Gestion des bons de commandes et des ordres de mission pour le service des études et de la Vie Etudiante

  • Saisie des bons de commandes et des ordres de mission
  • Collecte de l’ensemble des documents nécessaires auprès des personnes concernées pour l’établissement des ordres de missions
  • Gestion des factures avec le service financier afin de mettre en paiement les services faits

Champ des relations

Internes

  • Autres membres du service des études
  • Responsables pédagogiques des stages et du Mastère spécialisé MIM
  • Autres services de l’ENSAIT
  • Etudiants et enseignants

Externes

  • Etablissements extérieurs et intervenants extérieurs
  • Entreprises

Diplômes et connaissances théoriques ou pratiques

  • Niveau de formation initiale réglementaire exigé : BEP
  • Formation souhaitée : secrétariat
  • Connaissances pratiques : connaissances de l’enseignement supérieur

Compétences requises

  • Techniques : maîtrise des outils bureautiques traditionnels (tableur, traitement de texte, Access, internet, messagerie électronique, power point…) – capacité à être formé à l’utilisation de logiciels de gestion propre à l’établissement
  • Organisationnelles : sens de l’organisation et de la gestion des priorités, savoir hiérarchiser les demandes, savoir restituer l’information 
  • Relationnelles : travailler en équipe, savoir accueillir, savoir renseigner, avoir le sens du dialogue, posséder une bonne expression écrite et orale –
  • Savoir-faire comportemental : dynamisme, savoir analyser un dossier ou une situation et faire preuve d’initiative si besoin

Modalités de recrutement et contact

Adressez CV et lettre de motivation à marie.potdevin@ensait.fr
avant le 04/11/2022