Adjoint en gestion administrative

Profil de poste d’ Adjoint(e) en gestion administrative
de l’Ecole Nationale Supérieure des Arts et Industries Textiles

 

Domaine d'activité : ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET RECHERCHE

Type d'emploi : Adjoint-e en gestion administrative

 

Emploi n° J5X41 (REFERENS III)

 

Intitulé de l'emploi : Adjoint-e en gestion administrative

 

Type de recrutement : Concours externe

 

Niveau de recrutement : Adjoint technique recherche et formation

 

Implantation géographique : Laboratoire GEMTEX, 2 Allée Louise et Victor Champier, 59100 Roubaix 

 

Environnement :

L’ENSAIT est une Ecole d’ingénieurs, établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel. Elle accueille plus de 400 étudiants par an. Ses missions et son développement sont structurés autour de la formation, de la recherche et de la valorisation de la recherche auprès des entreprises.

L’Ecole Nationale Supérieure des Arts et Industries Textiles (ENSAIT) a pour mission la formation d’ingénieurs et de docteurs dans la spécialité textile, susceptibles d’apporter leurs compétences techniques, scientifiques et managériales aux industries et entreprises utilisatrices ou productrices de ce type de matériaux. Tournée vers l’innovation, elle entretient des compétences

reconnues en recherche et développement grâce à son laboratoire GEMTEX sur des thématiques liées aux matériaux textiles

fonctionnels, aux composites et à la virtualisation.

Elle dispose de 37 emplois d’enseignants et de 46 emplois de personnels IATS. Elle fait appel à de nombreux contractuels et

vacataires, rémunérés sur le budget de l’établissement. Son patrimoine immobilier, en partie inscrit à l’inventaire annexe des

monuments historiques est de 17 000 m². Son budget annuel s’élève à 3.6 millions d’euros (Budget principal et annexe) et 5

millions d’euros de masse salariale sur budget Etat. 

 

Missions :

Auprès du laboratoire GEMTEX, l’Adjoint-e en gestion administrative exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du laboratoire.

Activités :

 

  • Réaliser des opérations de gestion et de suivi administratif en relation avec le domaine d'activité du laboratoire
  • Gérer et suivre des opérations financières sur des contrats de recherche
  • Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative et financière
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
  • Retranscrire des informations orales à l'écrit
  • Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs et services internes ou externes concernés
  • Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité de recherche
  • Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
  • Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
  • Gérer les déplacements des personnels : réservations, hébergements, traçabilité financière
  • Intervenir en appui de l’ensemble des événements organisés par le laboratoire
  • Classer et archiver des documents

 

Spécificités du poste :

Amplitude horaire importante éventuelle 

 

Savoir-faire opérationnels

 

  • Utiliser les outils bureautiques
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
  • Accueillir les populations scientifiques de nationalité étrangère, faciliter leur installation
  • Enregistrer et classer les documents
  • Rédiger des rapports ou des documents
  • Savoir rendre compte 
  • Travailler en équipe
  • Résoudre des dysfonctionnements
  • Détenir une connaissance de la culture économique et du secteur d'activité de l'ENSAIT

 

Connaissances

 

  • Environnement et réseaux professionnels
  • Techniques d'élaboration de documents
  • Techniques d'accueil téléphonique et physique
  • Culture internet et logiciels de gestion dédiés
  • Techniques de communication
  • Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique

 

Compétences linguistiques

Maîtrise de l’anglais écrit et oral – B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

 

Profil recherché :

Niveau Adjoint technique recherche et formation – diplôme de niveau V

Domaine de formation souhaité : Langues Etrangères, secrétariat, gestion administrative

 

Aptitudes :

Polyvalence, sens de l’organisation et de la gestion des priorités, savoir hiérarchiser les demandes, savoir restituer

l’information, capacité d'écoute, sens de l'initiative, patience 

 

Renseignements pour tout complément d’information sur le poste :

Monsieur le Directeur des Ressources Humaines

Maxime DELRUE

ENSAIT, 2 allée Louise et Victor Champier BP 30329 59056 Roubaix cedex 1

Tél. : 03.20.25.64.64.

Courriel : maxime.delrue@ensait.fr

Lien pour candidater 

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